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河南省重大活動檔案征集工作總結及建議
更新時間:2012/2/8

 

河南省重大活動檔案征集工作總結及建議

 

 

為了貫徹落實省委辦公廳和省政府辦公廳關于《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》的文件要求,河南省檔案局于20102月份成立了河南省重大活動檔案征集工作領導小組和辦公室,啟動了河南省重大活動檔案征集工作。經過將近三年的時間,完成了多次重大活動檔案征集工作,取得了一定的成績,同時在工作中又發現了不少急需解決的問題,現在將有關工作情況及下步工作的建議總結如下:

一、主要做法

(一)認清重大活動檔案征集工作的意義和特點

1、認清重大活動檔案征集工作的意義。重大活動檔案是指在重大的政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教等活動中直接形成的,真實地記錄了經濟建設和社會發展中的重要歷程及重大歷史面貌,對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式。重大活動檔案的及時收集、安全保管與有效利用,對于豐富檔案信息資源,真實地記載歷史,維護歷史真實面貌,記載改革開放和現代化建設成就,促進經濟社會發展具有重要作用,是傳承文明、傳播知識的重要載體,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。為了確保重大活動檔案的齊全完整,更好的服務于我國的現代化建設及社會公眾,必須做好重大活動檔案的收集工作。

2、認清重大活動檔案征集工作的特點。一是臨時性。重大活動的組織承辦機構一般都是臨時成立的,包括領導的任命、部門的設立、工作人員的聘用。那么為了在有限的時間內圓滿完成活動的舉辦任務,大家的工作目標和精力重點都會集中在一些事務工作上,這就會在一定程度上忽略檔案工作。二是時效性。由于參與重大活動的人員多為借調或短期聘用的,活動結束后,大部分工作人員會馬上撤離,甚至部門會即刻撤銷,這會從時間上加大檔案收集工作的難度。三是規模性。重大活動的工作內容、涉及領域、參與人員等都有一定的規模,致使所形成的檔案數量較大、類別繁多、載體多樣,這些都給檔案員帶來不小的挑戰。四是保密性。一般重大活動的某些領域要保證新穎獨特的效果,有的甚至會涉及機密工作,這要求在一定時限內限制掌握涉密內容的部門和人員。如果檔案部門不在其中,就要處理好涉密檔案和檔案收集工作的矛盾。因此只有充分認清這些特點,才能有針對性的完成好征集工作。

(二)制定完善規范性文件,使得征集工作有章可循。

工欲善其事,必先利其器。在大多數人不了解檔案工作的重要性、檔案意識不強的情況下,法制是檔案行政的有效保障。《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》、河南省委辦公廳和省政府辦公廳關于《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》是開展重大活動檔案采集的法規依據。對于移交部門人員來講,這些文件能起到引導和約束作用,在一定程度上也能增強檔案工作的重要性、權威性和專業性。為此,省檔案局將采集重大活動檔案作為依法行政的一項重要內容,征集之前,事先向被征集單位發送征集函,告知征集事項、理由、時限,事中派員主動向被征集單位聯系、溝通,辦理重大活動檔案移交登記表等,事后加強征集檔案資料的規范整理,做到依法采集,改進行政方式,提高行政實效。此外,我們還特別注重宣傳、監督、檢查等工作,進一步強化規章制度的執行,從而為檔案收集工作提供有利保障。

(三)創新觀念,主動作為,立足自身做好征集工作。

觀念創新是推進事業發展的不竭動力。根據河南省省委省政府兩辦的文件要求,河南省檔案局重大活動檔案征集工作領導小級和辦公室工作人員適應形勢,更新觀念,實現了檔案征集工作觀念的“三個轉變”,即:由活動結束后接管檔案向參與活動采集檔案轉變,由歸檔管理檔案向服務利用檔案轉變,由坐等移交檔案向走出去采集檔案轉變,省局工作人員采集重大活動檔案的工作主動性、工作責任心、工作使命感明顯增強。同時,重大活動檔案征集是檔案部門適應新形勢的一項創新型工作,檔案征集部門立足自身,主動作為是根本保證,為此,河南省檔案局專門建立征集工作責任制、推行重點單位(活動)主動介入制、注重重要線索追蹤制等多項制度,激發檔案工作人員的主動性,全力開展重大活動檔案資料征集工作。從2010年起,河南省檔案局派員參加河南省“兩會”、中共河南省九次黨代會、中原經濟區、黃帝故里拜祖大典、商邦大會、豫商大會、2010年綠博會等眾多河南省發生的重大活動,主動介入、了解信息;在網絡、新聞、報紙等媒體中挖掘重大活動檔案信息,多渠道收集征集信息。

(四)上級領導高度重視是完成征集工作的關鍵。

重大活動檔案征集涉及政治、經濟、文化各方面,涉及活動參與各部門,需要上級機關特別是省委省政府領導的統籌協調,關心和重視。近年來,河南省省委省政府高度重視重大活動檔案征集工作,2009年河南省省委辦公廳和省政府辦公廳專門下發了關于《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》的54號文,給重大活動檔案征集工作增添了動力。同時,河南省省委省政府以及省直各單位的領導同志給重大活動檔案征集工作予以了無限的支持和鼓舞。黃帝故里拜祖大典、商邦大會、豫商大會等多個重大活動的介入都得到了省政協王全書主席及其他省政協領導的協助支持,給檔案征集工作得到了極大的便利,使這幾項重大活動檔案征集工作,完成的十分全面和完整。

(五)專項經費投入充足,征集工作保障到位。

面對重大活動檔案征集工作一窮二白的局面,省檔案局建立完善了經費保障機制和對突出貢獻的單位和個人的表彰和獎勵機制。同時專門調拔經費逾六萬元,用于重大活動檔案征集部門購買錄音、照相、攝影等聲像器材以及檔案后期整理、行政管理部門專業人員參與重大活動等有關的費用。根據實際情況,調拔資金采取訂購、購買、征集、復制等多種多樣的方式收集資料。通過加大資金投入,全力保障了重大活動檔案征集工作的順利開展。

二、存在的問題

從前期工作開展情況看,盡管取得了良好的開端,但是還有少數部門和單位對此項工作沒有引起足夠的重視。主要體現在:

(一)、檔案征集缺乏統一性。重大活動的主辦單位與協辦單位之間、同單位主要經辦人和檔案收集管理人之間協調性、銜接性不夠,對檔案的歸納收集整理缺乏統一性,獨立為戰,各自為政,使重大活動的檔案匯集整理出現殘缺。同時檔案殘缺這種現象在很多機關單位日常檔案收集工作中也廣泛存在。

(二)、檔案征集內容不完整。對一些單位來說,他們對重大活動的至始而終的具體活動過程并不關心,更不關心活動過程中形成的各種檔案,所以他們的資料主要只是頭或尾,并十分完整。個別單位領導重視程度不夠,行政措施不力,沒有落實具體負責的人員對重大活動過程進行拍攝,重大活動缺少照片、錄音、錄像資料,造成收集的檔案資料形式單一,不能全面地反映重大活動的真實面貌。有的單位在移交檔案時將普發性上級和本級文件材料移交到了檔案館,涉及到重要的資金、組織、人事等方面的核心檔案留在了本單位。

(三)、檔案資料缺乏整理。活動過程中形成的大量檔案缺乏分類整理、去粗存精,顯得雜亂無章。特別是照片檔案,由于數碼相機的普及,形成龐雜的照片檔案,這些照片收集范圍廣、整理難度大、缺乏統一整理規范。許多單位很少認真整理或根本未加整理。

(四)、檔案移交不及時。部分單位責任人員責任心不強,工作拖拉,沒有落實“活動結束后1個月內向省檔案館移交”的規定,雖經檔案部門多次催交,但多數單位的重大活動檔案資料至今仍不能按要求及時移交。

(五)、檔案歸檔、匯交、移交不主動。在重大活動中形成的檔案,有單位形成的文件、具體辦事人拍的活動照片等,就大量存在于單位內、個人手中。國家的活動、財政的經費、個人的工作,形成的資料應該是國家的,但許多個人的私自占有思想普遍存在,認為檔案資料凝聚了個人的勞動心血,就是個人的財產。部分存在于單位的檔案資料由于單位工作人員不重視,以工作煩忙為理由,遲遲不交繳,使資料散失。

三、對于重大活動檔案征集工作的建議

(一)上級領導加大支持力度。

將重大活動檔案征集工作列入重大活動組織承辦單位領導辦公會討論內容。在重大活動中,領導層會定期召開辦公會,總結和部署階段性工作。檔案征集部門要爭取重要會議的一席之地,爭取發言權,讓各級領導了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位,使我們的工作得到認可和支持。

(二)加強建立完善各項制度。
  要建立重大活動告知制度。重大活動舉行前,組織承辦單位要及時通知檔案征集部門,并要求檔案征集部門派員參加重大活動協調會,及時介入重大活動當中,最終達到全程參與的目的。要將歸檔制度同行政管理制度、文書工作制度相銜接,將歸檔制度納入上述工作管理制度,以保證其順利實施。此外還可將歸檔制度同重大活動中的計劃管理制度、標準化管理制度等聯系起來。并在移交的內容、數量、時間等方面規范化,從而確保檔案資料收集的齊全完整。

(三)要加強檔案行政執法力度。

由于多種因素導致檔案行政部門消極執法、執法不嚴、甚至違法追究不了的現象。為了做好重大活動檔案征集工作,我們必須擯棄錯綜復雜的人情觀念,不怕得罪人,加強執法,對不重視重大活動檔案管理,造成有關檔案涂改、偽造、損毀、丟失,不按規定歸檔、匯交、移交檔案,擅自提供、抄錄、公布、銷毀重大活動檔案的以及檔案工作人員其他瀆職行為的單位個人切實依法做出限期改正、通報批評、行政處分、賠償損失,構成犯罪的追究刑事責任。同時加強對執法行政行為的監督,促進檔案執法人員對違法行為的查處。執法與監督雙項并舉對于有效預防和及時糾正行政執法過錯,保證檔案執法行為客觀、公正,促進檔案依法行政十分必要。

(四)拓寬重大活動征集渠道。

檔案征集部門要積極加強與電視臺、報社等新聞媒體信息發布部門溝通,建立有效的協作機制,拓寬收集渠道和方式,確保收集歸檔的重大活動檔案資料全面、真實、詳盡。要通過信息網絡、檔案利用、調查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”和“哪里有有用資料”的信息,并根據這些信息隨時隨地地盡早把隨時隨地產生的該收集的資料收集進館;機動靈活地采取接收、訂購、購買、征集、代管、復制、索要、上送等多種多樣的方式收集資料。

河南省重大活動征集工作才剛剛起步,只有不斷解放思想,與時俱進,開拓創新,才能構建管理體制優、基礎設施好、信息化程度高、服務功能全的重大活動檔案工作體系。

 

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