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新形勢下機關單位檔案的科學管理辦法
更新時間:2012/1/11

新形勢下機關單位檔案的科學管理辦法

作者  唐莊鄉中心學校  馮金亮

一、新形勢

1、上級考查下級的工作,除了看硬件的實際效果外,看軟件檔案也是很重要的必不可少的一方面。定時不定時的下鄉檢查,把檢查結果納入對單位的績效考核,與目標管理積分掛鉤,每年不知多少次。一般都采用“一聽、二看、三座談”的方式。看檔案就是“二看”的重中之重。這就需要我們把迎接各種評比檢查活動的臨時性檔案(簡稱迎檢檔案),與單位的各工作線產生的需永久保存的全部重要文件材料(簡稱保存檔案)統一起來。

2、檔案的功能發生了變化。它除了仍具有以往的記載歷史、見證單位發展變化過程、提供決策參考的功能外,又有了增積分的功利性作用:即迎接檢查,展示單位業績。值得一提的還有,為員工求取功名服務。因為,當今造假的人多了,信任危機隨之出現,員工要晉職晉級當模范光拿個證書已不予受理,還須提供獲獎文號甚至源文件。檔案還有一些不常用、不作關鍵性大用的方面,不再一一贅述。

3、各種檢查的次數多,種類多,規格級別高低不一。以教育系統為例,就有督縣、輪評、標準化學校驗收、成人文化技術學校驗收、示范校驗收、平安校園建設等。其它任何系統都是在上級各部門的齊抓共管下開展工作的,也概莫能外、這是體制和機制決定的。各不同部門驗收工作時,一般是先給下級一個檔案的名稱和所看材料的分類排序列表。被檢單位為了做好迎檢工作,就必須按上級要求,把檔案重新命名、分類、排序、裝釘。拿當次的分類排序列表和上次查過的檔案一對比發現:有的重疊,有的多余,有的缺少,有的順序顛倒,有的內容相互交叉,有的案卷皮瓤不符。于是,在迎檢和保存兩類檔案之間,拆了釘,釘了拆。單位的近年檔案呈現出一種遇檢必推倒重來的活動狀態。有些索性把各類檢查都需要的共同內容一式數份,各搞一套檔案。拆釘的麻煩是沒了,但這得浪費多少財力和儲存空間?

總之,檔案的功能和目前檔案管理的混亂狀態,促使和要求我們審時度勢,潛下心來研究出一個科學的與時俱進的檔案管理辦法。

二、檔案全宗的定義

“檔案”一詞,明清時期的解釋是:“檔”指柜格,“案”指桌面、臺板。顧名思義即指在桌案上形成的分柜格存放的文字材料。這個概念一直沿用至今。它原本單指紙質檔案,隨著多媒體技術的發展,現在已擴充到電子檔案、音像檔案。

一個經濟獨立體構成一個機關單位,一個單位平時工作中產生的和上下級、兄弟單位傳來的以各種載體呈現的全部文件材料構成該單位的檔案全宗。即檔案材料要做到不重不漏。上文中出現的“保存檔案”指的就是檔案全宗。有時也叫卷宗。

三、歸檔制度

《河南省檔案管理規定》第九條要求,“各單位及其工作人員在公務活動中形成的應歸檔的材料,必須定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交,實行集中統一管理。任何單位或者個人不得據為己有或拒絕歸檔”。

具體到某個單位,要建立檔案全宗,首先必須有完善得力的歸檔制度。原則上至少要做到,各線平時開展工作搞活動產生的材料,不能為了方便自己看,長期放在身邊。應由主管人自覺將能夠反映某階段工作全程的原始材料分類排序,用夾子按小類夾住(不要線裝或釘裝),進行初步預立卷后送檔案室最終確立并保存。歸檔時間一般是在年終,每年也可兩次。或者在活動結束或工作告予段落時。而不是隨時隨意支離破碎地交給檔案員片紙只字,也不是坐等檔案員追著屁股要了才給,要什么給什么,沒人要就永遠私藏,甚至當廢品賣掉。更不是復印一份歸檔,自己存原件,況且有些東西本無法復制。

四、各種材料的保管期限界定和存放哪些的篩選

單位類別

篩選

期限

年數

本部

幾乎全部

永久或長期

永久

長期

短期

定期

上級

需要我們執行的

長期或短期

下級

部分有價值的

短期

50

30

10

5年以下

兄弟單位

一般不存

定期

任何級

與已存相重的文件

不存

0

五、檔案移交與檔案員職責

移交檔案必須履行手續,填寫移交清冊。寫明案卷標題、卷內文件頁數、文件數量、案卷數量、移交時間等。交接雙方均應簽字。而后,檔案員按年按類對接收到的各線送來的各卷逐一登記造冊。冊子上要顯示,存放時限,存放位置(庫號、室號、柜號、柜格號),卷標題,卷號,文件出處來源等。以便使用時,做到抽取快、準、齊。借閱檔案手續和移交手續大同小異,同樣要記錄在案。

六、三級九項序列

從上級諸多檢查評比所給的檔案序列中,精選一種最能涵蓋本單位全部檔案材料的序列,略加

 

 

XX1

XX2

XX3

XX7

XX8

XX9

合計

1

11X

111

112

113

117

118

119

9

12X

121

122

123

127

128

129

9

13X

131

132

133

137

138

139

9

27

17X

171

172

173

177

178

179

9

18X

181

182

183

187

188

189

9

19X

191

192

193

197

198

199

9

2

21X

211

212

213

217

218

219

9

63

29X

291

292

293

297

298

299

9

486

9

9XX

81

合計

81

81

81

81

81

81

81

729

修改或直接拿來做為檔案全宗的永久性固定序列。當然也可以另起爐灶,自定義新序列。確定后,把它稱之為目錄序列、目錄菜單、菜單、目錄樹、級聯菜單均可。為了檔案員自己分類、排序、提檔、回檔方便,一定要將它放大裝框上墻。為了各線主管者立卷準確,宣傳它要做到人之以盡。

以教育系統為例,假如我們選定的是標準化學校驗收的目錄樹,設它有三級菜單,第一級有9項,分別編號為12、…、89。其中每一項的下邊又有9個子項目,作為第二級。依此推至第三級的孫子項目。實際運用中,學校的檔案一般都不會超過三級九項,若非超不可,請添加第四級或者就近合并,不要添項,控制在九項以內。

案卷號(別名還有全宗號、歸檔號等)有七位數字組成,前四位表示文件材料產生的年代,第五、六、七位分別是第一、二、三級菜單項的編號。(按這個規律,很顯然,級數多一級,案卷號將隨之多一位。)允許有閑號。不夠級數的用1補齊。這和某小學五年級只有一個班,就叫五一班一樣。

各位看官,懂點數學排列組合原理的不難算出,按上邊的編號原則,共可編出93=729個卷號。為使排列規律更加明晰,現將后三位排列如上表。

以級聯菜單“教學業務/電化教學/電教賽事”為例,設案卷電教賽事的編號為“2008369”,它表示:這是2008年的檔案,與第一級教學業務同級的只少有三項,教學業務排為第三項;電化教學是教學業務下的第二級的第六項;第三級正好九項,電教賽事是尾項。

七、標準案卷

檔案員對各線主管者送來的已初步立卷的文件材料,進行重審后,去掉夾子,按三級以下菜單線裝。這樣有個好處,可方便各種檢查共用而無需拆本,免得抽取時內容交叉連帶。下面從外到內,從前到后依次來說明標準案卷的格式。

 

 

 

 

 

案卷號

2008369

保存時限

永久

 

唐莊鄉第九小學

1、封面(如下圖)。標題以不寬不窄正好能概括卷內所有文件內容為宜。顯然用“電化教學”做標題太寬,用“教學業務”更寬,用“張三的課件《分數乘法》”做標題太窄。也不要以“標準化學校驗收檔案”或其它檢查活動的名稱來命名案卷,因為,再有別的檢查驗收來了,需要換皮,有賣啥吆喝啥地應敷之嫌。

 

卷內文件說明

 

 

立卷人

 

歸檔時間

 

 

2、封二為卷內文件目錄。該目錄設五個字段:文件名、文號、作者、時間、頁碼。注意,不管文件名有多長,都要寫全。不要圖一時省事搞個簡稱或縮寫,這會給今后的文件查找帶來不盡的麻煩。

3、正文。若干個文件合釘為一卷之后,為了填寫目錄中的頁碼,需要對整卷統排編頁。對于已有頁碼的部分文件,要將老頁碼劃去或者用新頁碼將其覆蓋。

4、封三(如左圖)。原則上立卷人一欄填移交檔案的各線主管人員。即預立卷者。一般不填檔案員。

5、封底。空白無內容。

八、案卷的裝盒

裝釘完畢的卷本,不可能象三級九項序列那樣面面俱到,729本一樣不缺。某級別可能只有薄薄的一本。與之相反,也可能有的級別本數很多。若非要硬性規定,按某級別裝盒,勢必造成盒空間浪費或爆滿。因此,卷本裝盒時,可在保持案卷號連續的前提下,同一盒內可裝多級多項,裝滿為止。級項雖雜,只要檔案盒標簽顯示到盒內卷本所涉級別,抽取和放回照樣方便。盒正面標簽樣式(如下頁左圖)盒脊背標簽樣式(如下頁右圖),兩者內容一樣格式類同。

教學業務/電化教學/電教賽事/

 

卷號范圍

 

 

唐莊鄉第九小學

教學業

/電化

教學/

電教賽

/

 

 

 

 

卷號范圍

 

 

唐莊鄉

第九小學

   至此,學校一年的檔案全宗就建起來了。這套檔案是學校檔案的全集和母體,各種活動的迎檢檔案都是它的子集和部分。

九、檢查團要來了

這個全宗,若是依據標準化學校驗收的目錄樹排定的,可直接用于該活動。對于其它檢查,從順序到內容均不吻合,當然不能機械照搬。

這好辦。只需要按上級給定的當次驗收活動的序列目錄,從全宗中篩選出所需卷本(勿需拆裝,因為我們是按材料的最小單位最低級別裝釘的;勿需換封面,因為我們的封面是按通用原則設計的)之后,另備一套全新的檔案盒裝進去。再貼上相應序列和名稱的盒標簽即可。這要比推倒重來省事得多。

十、檢查團走了

根據科學發展觀戰略,為了今后的可持續迎檢,這里我要大聲疾呼,非常強調:檢查團走后,無論何時為任何迎檢,任何人從全宗中抽取的任何卷本,都必須在檢查活動過后一頁不落的無條件的送回原位!必須保持學校檔案全宗的完整性、永久性、穩定性!!必須尊重它的權威性、神圣性!這要做為一項硬制度,死執行。三年過后,檔案全宗的抽取使用頻率會越來越低,它將慢慢地被歷史塵封,沉淀為學校的深厚文化。這時便可以束之高擱了。

十一、線裝案卷的細節

1、多個文件疊起來,會導致釘口方紙邊緣空虛不實,凸凹不平。釘子留在里邊久了,易生銹泛黃,污染檔案。所以線裝前要起掉原釘。

2、各種材料一般都是A4紙,縱向編排的文檔以左側為釘口(查閱時左右翻),橫向編排的文檔以上邊為釘口(查閱時上下翻)。兩種裝釘方向的共同點就是釘紙的長邊。

大于A4的先對齊上和左側,再將下邊上折,將右邊左折;也可剪裁,但要留出裝釘位,不能把字弄掉。小于 A4的要進行托裱,使之與A4同大。若釘口邊的頁邊距過窄小于2cm,易把字釘住,這時要接邊。

3、對于上邊有膠粘口的稿紙文件,要先將其逐頁揭開,然后,沿左側長邊線裝。

4、平時工作中的文件陸續產生,用夾子夾起來,去添十分方便。等到作為案卷入檔時,要去掉夾子,線裝入盒,免得夾子撐盒,出現文件未滿夾子已滿現象。

十二、多媒體檔案

音像檔案另柜存放。電子文檔一般和紙質重份,只要紙質的不丟,通過掃描可恢復。最好是在自己的電腦非C盤位置備份,放在桌面上是最壞的習慣。或者存到網絡硬盤和郵箱,只要他們的公司不倒閉,應該不會丟失。

十三、后記

以上是本人對自己多年來從事檔案工作的經驗和教訓進行梳理歸納后,提出的一些檔案工作方面的建議和設計,不一定正確。有的觀點還很不成熟,有的地方還沒有考慮到。誠望各位同仁在參考時,發現不妥和偏頗之處,及時反饋交流,爭取使各學校的檔案管理工作都有條不紊的開展,來一個化時代的轉折。

幾年前,就有寫這個論文的打算,開了幾次頭,均半途而廢,一直拖而未決。本次下筆的最大動力就是局對檔案全宗的重視。其次是為了幫助大家理清頭緒,使大家今后的檔案工作少走彎路,少些不必要的麻煩。讓唐莊各中小學的檔案管理工作出特色。

字數:5096

參考文獻:《檔案工作手冊》,天津市檔案局編,檔案出版社出版。《檔案管理學》,檔案專業本科教材,中國檔案出版社出版。《河南省檔案管理規定》。

聯系方式:E-mail[email protected]。電話13783407975

地址:登封市唐莊鄉中心學校。

 

 

20101月于唐莊

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